Faire un planning
Vous avez l’habitude de fonctionner avec une liste de tâches ou même sans liste car « vous avez tout dans la tête ». Mais ces listes peuvent très vite devenir inefficaces dès que vous avez plusieurs projets ou activités à mener de front. Elles deviennent des listes de courses désorganisées et accumulent des choses non résolues, un sentiment d’inachevé et d’être toujours débordé. Planifier votre temps par le plan d’action va au départ vous prendre du temps, 2 à 3 heures. Mais ce temps est celui qu’il faut pour reprendre le contrôle de votre charge de travail et avoir plus de liberté. Voici comment faire un planning.
Commencez par faire l’inventaire de vos tâches et objectifs
Faites un inventaire complet de tout ce que vous considérez à faire, c’est-à-dire tout ce qui demande une action de votre part pour être terminé : important ou non, personnel ou professionnel, urgent ou non.
• Pensez à consulter vos mails, vos textos, les petits bouts de papier, les courriers, les documents dans les bannettes : vous trouverez des tâches qui s’y accumulent. Intégrez-les dans l’inventaire.
• Intégrez également tout ce qui est stocké dans votre tête : les projets en attente, les idées…
• Conservez cette liste sur votre ordinateur, il sera plus facile de la gérer ensuite.
Organisez vos tâches et objectifs
Reprenez votre inventaire :
• Faites-y un premier tri : observez ce que vous avez noté et prenez la décision de ce qui n’a rien à y faire dans votre liste ; effacez-les.
• Réunissez les actions par objectif : nommez-les et numérotez-les. Exemple :
– Repeindre la chambre, mettre des rideaux. Objectif : rénover la chambre.
– Acheter un nouveau logiciel, le tester, former le personnel. Objectif : changer de logiciel.
• Reprenez chacun des objectifs et découpez-le en tâches à réaliser pour l’atteindre. Exemple : objectif rénover la chambre :
– Choisir la couleur, acheter le matériel, nettoyer le mur, enduire le mur, peindre la chambre.
– Emprunter une perceuse, acheter du tissu, coudre les rideaux, poser les rideaux.
Insérez les objectifs dans un plan d’action, votre planning
Votre inventaire est maintenant organisé sous forme d’un catalogue d’objectifs avec leurs tâches : chaque tâche est reliée un objectif. Les objectifs peuvent soit avoir une date butoir, soit une régularité. Pour les tâches régulières, réfléchissez avant de la fixer : est-ce utile de passer l’aspirateur chaque jour ? Revoir ses routines peut libérer du temps. Exemples :
• Inscrire sur le site post-bac : dates des échéances post bac.
• Gestion de mon salaire, donner ma fiche de frais : chaque fin de mois.
• Tenir à jour ma boîte mail : tous les jours.
• Tenir la maison propre : aspirateur 2 fois par semaine.
Trois parties composent le plan d’action :
1. Liste des prochaines actions à réaliser pour avancer dans les objectifs importants à ce moment-là. Cette liste est donc régulièrement mise à jour, au quotidien et chaque semaine.
2. Actions à déléguer.
3. Catalogue des objectifs : il est en bas du plan d’action et de votre agenda, vous vous y référez quand vous remplissez votre agenda.
Quelques conseils :
• Rayez les tâches dès qu’elles sont réalisées, il est assez jubilatoire de voir avancer l’objectif !
• Si la prochaine action ne dure que quelques minutes pour terminer l’objectif et que vous ne l’aviez pas programmée, vous pouvez la faire et surtout rayez-la… ainsi que l’objectif.
• N’effacez pas les tâches et objectifs réalisés, conservez-les dans un autre catalogue. Ils pourront vous servir si vous renouvelez des objectifs similaires.
• Si un objectif est très important, n’hésitez pas à inclure régulièrement des tâches le concernant dans la liste des prochaines actions à réaliser.
• Les tâches doivent être des actions petites et atteignables, pas plus de 2 heures. Cela maintient la motivation, l’avancée des objectifs et donne une sensation de journée très productive. Si une tâche est supérieure à 2 heures, découpez-la. Certaines tâches ou activités peuvent être liées certaines heures ou dates : inscrivez-les directement dans votre agenda.
• Priorisez en utilisant le classement suivant :
– Priorité A, important et urgent, à ce moment-là : à faire.
– Priorité B, important et non urgent, à ce moment-là : à faire si la priorité A est réalisée.
– Priorité C, non important et non urgent, à ce moment-là : à faire lorsque les priorités A et B sont réalisées.
• Faire un plan d’action est long mais vous n’avez pas à vous en occuper tous les jours : interrogez-vous, sont-elles si importantes ? Peut-être pouvez-vous demander de l’aide ?
