Gestion du temps
Une organisation personnelle et efficace passe par une bonne gestion de son temps et une meilleure gestion de son stress.
Comment gérer son temps ?
Il y a plusieurs sortes d’individu :
• Certains travaillent mieux sous pression et à la dernière minute :
– Ils ont l’impression que cela stimule leur créativité et leur productivité.
– Attention, l’espace-temps alloué à la tâche sera diminué et celle-ci deviendra plus difficile à maîtriser.
• D’autres aiment mener plusieurs tâches de front (multitâches) : il faut rester prudent, car on peut rapidement perdre le contrôle et avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis.
• Ceux qui ne savent pas s’organiser : ils ne prennent pas le temps de s’organiser, cela représente un gaspillage de temps et d’énergie, car ils perdent un maximum de temps à la recherche d’informations.
Être bien organisé permet d’être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité. Il va donc y avoir des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions :
Les objectifs
• Déterminer les objectifs en fixant des délais.
• Les objectifs qui seront déterminés devront être réalisables, concrets, motivants et mesurables.
Planifier les tâches
• Préparer le travail en sachant utiliser le temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d’exécution.
• Classer les tâches par ordre de priorité.
• Contrôle de la gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel/au réalisé.
La planification des tâches est l’organisation de son travail sur du court, moyen ou long terme : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel. L’objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables et les plus performantes en priorité et d’y consacrer le temps nécessaire.
La liste des tâches
Une liste de toutes les tâches sera donc réalisée et contrôlée régulièrement pour savoir si l’objectif a été atteint :
• les tâches importantes non urgentes seront à planifier,
• les tâches urgentes et importantes seront réalisées en priorité,
• les tâches peu importantes et moins urgentes seront traitées ultérieurement,
• les tâches peu importantes, mais urgentes pourront être déléguées.
Le cycle d’efficacité
Chaque individu possède son cycle d’efficacité, c’est-à-dire les périodes de la journée où il est plus productif et le plus performant : matin, après-midi, ou soir. La gestion de son temps tiendra compte de son cycle d’efficacité.
Les différentes méthodes
Il existe différentes méthodes de gestion du temps : la méthode NERAC et la méthode QQOQCCP.
La méthode NERAC : Noter – Estimer – Réserver – Arbitrer – Contrôler
La méthode NERAC est une fiche à réaliser permettant d’établir les différentes priorités. Il sera judicieux de faire un point entre :
• la durée réelle et la durée de réalisation,
• les tâches prévues qui n’ont pas pu être réalisées,
• les tâches imprévues, mais qui ont pu être réalisées.
• Ensuite on analyse les écarts entre les prévisions et le réel.
La méthode QQOQCCP
Cette méthode détermine : Qui – Quoi – Où – Quand – Comment – Combien et Pourquoi
La loi ou principe de Pareto
La loi de Pareto décrit la règle des 80/20, c’est-à-dire : 20 % d’une activité fournissent toujours 80 % des résultats.
